Uma empresa do setor de seguros enfrentava sérios desafios na gestão de seu acervo documental, decorrentes da terceirização do arquivo com múltiplos fornecedores ao longo do tempo. Como consequência, houve perda de controle sobre o conteúdo das caixas, dificultando a identificação, localização e gestão das informações.
Nesse cenário, o cliente já não possuía visibilidade sobre o que compunha seu acervo, nem sobre a localização dos documentos, o que impactava diretamente sua capacidade de resposta a demandas operacionais, jurídicas e de sinistros.
Nossa atuação teve início com um processo completo de diagnóstico e recuperação da informação, contemplando a identificação do conteúdo das caixas, organização física do acervo, catalogação e estruturação arquivística.
Na sequência, realizamos a classificação dos documentos de acordo com a tabela de temporalidade documental, com parametrização e organização no sistema de gestão (Flexis), garantindo aderência às normas e boas práticas de gestão documental. Por fim, o acervo foi devidamente estruturado e encaminhado para guarda segura e controlada.
Como resultado, o cliente passou a ter total visibilidade e controle sobre seu acervo, com informações organizadas, rastreáveis e acessíveis, permitindo maior agilidade e segurança no atendimento de demandas críticas.
Resultados Alcançados
Recuperação do controle do acervo
Organização e catalogação estruturada
Aplicação da tabela de temporalidade
Rastreabilidade completa
Resposta ágil a demandas jurídicas
Suporte eficiente a processos de sinistro
Redução de riscos e perdas de informação
Padronização e governança documental
