Digitalização
O serviço de Digitalização de Documentos da TEMPO Soluções transforma acervos físicos em arquivos digitais seguros, organizados e acessíveis, seguindo rigorosamente as boas práticas técnicas e a legislação vigente.
O processo de conversão digital é precedido por etapas fundamentais de preparo, organização e tratamento dos documentos, assegurando qualidade, integridade da informação e rastreabilidade em todas as fases do trabalho. A digitalização consiste na captura óptica dos documentos físicos, com a conversão de imagens e textos em arquivos digitais, realizada por meio de scanners profissionais e manuseio técnico adequado.
As imagens são capturadas frente e verso, quando aplicável, garantindo a conversão completa do documento, do início ao fim, em arquivo eletrônico único. O serviço contempla documentos nos formatos A0, A3, A4, Ofício e Plantas, em diferentes gramaturas dentro dos padrões técnicos aceitáveis, além de microformas no formato 16mm.
Todo o processo de digitalização é executado em conformidade com a legislação aplicável, incluindo:
Após a digitalização, todo o acervo é indexado, associando cada imagem aos respectivos dados do documento, o que possibilita localização rápida, controle e gestão eficiente da informação. Os documentos digitalizados ficam disponíveis para consulta via internet, por meio da ferramenta de GED da TEMPO Soluções, permitindo o acesso seguro às unidades da contratante.
A gestão do acervo digital é realizada por sistema próprio de informações, com disponibilização dos módulos DI e DM via web, garantindo acesso controlado, organização e confiabilidade no uso das informações. A digitalização é um dos pilares da eficiência e da governança moderna.
Principais benefícios
Consulta aos documentos digitalizados via web, com segurança e praticidade.
Processos alinhados às Leis nº 12.682/2012,
nº 10.278/2020 e à LGPD.
Redução do manuseio de documentos originais e aumento de sua vida útil.
Redução da necessidade de arquivos físicos e
melhoria dos processos internos.
Indexação que associa imagens aos dados do documento, facilitando a busca.
Captura de imagens com padrões técnicos e controle em todas as etapas.
Documentos geridos por sistema próprio (GED), com controle de acesso e integridade.
Embora pareçam semelhantes, são processos diferentes e complementares:
facilita acesso, busca e uso cotidiano
garante preservação e segurança de longo prazo
Por isso, muitas organizações utilizam os dois processos juntos, assegurando acesso rápido no dia a dia e preservação permanente.
Conheça nossas soluções e descubra como a TEMPO pode apoiar sua organização na gestão segura, eficiente e estratégica da informação.
